宴会の全体の流れを把握しよう
宴会の幹事を任された場合は、飲み会がどのような順番で進んでいくのかを把握することが大切です。
何故なら幹事は会の司会進行役も兼ねることが多く、宴会がスムーズに進行するかどうかが幹事にかかっていると言っても過言ではないからです。
飲み会には会社の親睦を深める忘新年会のように幅広い年代の方が参加するものと、サークルの打ち上げのように気心がしれた仲間と行うものがありますが、どちらも同じような流れと考えて問題ありません。
最初に開宴の挨拶をし、初めの挨拶、乾杯の言葉、会食や飲み会、締めの挨拶と進んでいくのが基本です。
場合によってはスピーチや余興が加わってきますが、これらは会食や飲み会の前や途中に行うのがお勧めです。
スピーチと余興を会食中に行う場合は、お酒が入った状態で行うと皆の注目が逸れてしまうので注意が必要です。
この場合は歓談がはじまってから30分以内に行うのが目安になります。
挨拶を誰に頼むのかが重要
飲み会の幹事の重要な仕事の1つに、挨拶の依頼があります。
挨拶には初めの挨拶、乾杯の言葉、締めの挨拶の4つがありますが、このうち最初の開宴の挨拶は幹事が行うのが一般的です。
これから宴会がはじまることを告げ、その進行をするのが自分であることを簡単に紹介しましょう。
その次に初めの挨拶へと続きますが、これは出席者の中で最も偉い人に依頼することが大切です。
何故なら、初めの挨拶はお酒が入っていない状態で行うもので、飲み会の中で最も注目度の高い挨拶になるからです。
乾杯の言葉は3番目に偉い人に依頼するようにしましょう。
ただし挨拶の回数をあまり多くしたくない場合などは、初めの挨拶と一緒に乾杯の言葉もお願いすることも可能です。
最後の締めの挨拶は出席者で2番目に偉い人が行います。
会社の飲み会の場合は締めの挨拶に慣例がある場合があるので、その有無を確認しておくようにしましょう。
二次会への誘導も忘れずに
飲み会は約2時間ほどで終了するのが普通です。
なのでそれを見越して早めに会計を済ましておくようにしましょう。
宴会への参加者が多い場合は司会進行と皆生を兼ねるのは大変なので、会計処理係をあらかじめ決めておくのも良い方法です。
二次会を用意している場合は締めの挨拶の後に案内するようにし、会場への誘導をスムーズに行うように心がけましょう。
それと同時にタクシーや代走などを利用したい人のために手配することや、酔った人が居た場合は介抱することも幹事の大切な役目です。