目的や集まるメンバーに合わせて検討を
職場でのレセプションや式典などの場合は会社としての経費で予算規模を決めることができますが、参加する個々人から会費や実費を徴収する場合には宴会の目的や集まるメンバーに合わせて検討する必要があります。
いいお店で豪華に行いたいと希望があっても、あまりに予算が高ければ参加が難しくなる方もいますし、職場など半ば強制的に参加する宴会であれば会費が高いとクレームが出る場合もあります。
かといって予算を抑えたばかりに満足のいく料理やお酒が飲めないのでは、それもクレームに繋がりますので、コストパフォーマンスの優れたお店選びや予算設定が大切になります。
事前に会費を提示するなら
同窓会や結婚式の二次会や結婚披露パーティー、サークルでの打ち上げや交流かい、職場で行う飲み会などで事前に日時や場所、会費も提示したうえで参加の可否や参加者を募る場合、あまりに高額の設定になると参加者が少なくなったり、参加したくても予算的に難しくなる人も出てしまいます。
集まる目的やメンバーの層に合わせて検討するのが基本となります。
もちろん、結婚披露パーティーなどはあまり格下げするべきではありませんが、主催者側が少し多めに負担して会費を下げるのか、それとも参加者にご祝儀代わりに奮発してもらい、ご祝儀は遠慮するのかなど新郎、新婦と幹事でよく考えるようにしましょう。
同窓会の場合、年代やメンバーの立場によっても変わってきます。
まだ若い独身の働き盛りの世代が多い時や定年前後で経済的に余裕がある時期であれば、高級なお店で華やかに行いたいニーズも多く、高い会費でも集まりやすいです。
一方、家庭を持って子育て世代となって教育費の支払いや住宅ローンを抱える人が増えてきたり、年金生活が長くなってきた家庭の主婦などの同窓会となると、あまり高い会費では参加が難しくなり、集まりも悪くなる可能性があります。
当日や後日精算をスムーズに
宴会のスタイルによっては、一定の金額がかかるプランを選びつつも、お酒代がプラスされて当日にならないと正式な金額が出ないケースもあります。
この場合、お会計の間際に計算して割り勘にして徴収する流れが一般的になりますが、職場の集まりの場合なら事前にプランの代金だけを徴収しておいたり、法人カードや幹事が代表で支払って、翌日以降に会社で足りなかった分を回収するといった方法も考えられます。
当日の割り勘や徴収は面倒な部分もあるので、プランを選ぶ際には飲み放題プラン付きで金額が事前にかっちり確定するようにしておくとスムーズです。